مروری بر نقش و تاثیر مهم دبیرخانه در ادارات و سازمانها با استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری

دبیرخانه یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحد های موجود در هر سازمان می باشد که وظیفه ثبت ، ارسال و دریافت نامه ها را بر اساس روش های معین و تدوین شده بر عهده دارد. در واقع دبیرخانه ها مسئول گردش نامه ها در هر سازمان هستند. مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده آن به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل می شود. باتوجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیش برد هدف یااهداف مورد نظر لازم است که به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی می شود توجه کرد. در هر سازمانی واحدی به نام دبیرخانه یا دفتر وجود دارد که برقراری ارتباط اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات از وظایف آن می باشد. متاسفانه مشاهده می شود که این بخش از اداره ها که در واقع مجرای اصلی فعالیت هر اداره و سازمان است در زمره واحدهای کم اهمیت تلقی شده و شاهد آن نداشتن هرگونه پست کارشناسی در آن است .کارمندی که وارد این بخش می شود از ابتدا تا انتهای دوران خدمت دچار رکود می شود وشاهد عدم هرگونه ارتقاء درشغل خود می باشدو همین امر باعث سبک جلوه کردن کار در دبیرخانه می شود. این درحالی است که در دبیرخانه هیچ ساعتی از ساعات کاری فرصت خالی وجود نداشته و کارمندان بعضا تا بعد از ساعات اداری به کار مشغولند. ما ایرانیان میراث دار فرهنگ غنی منشیگری و دیوان مداری هستیم. افتخار ما نگارش نامه هایی با سبک و سیاق منحصر به فرد بوده که کاتبان و میرزابنویسان گذشته مان آنها را نگاشته اند. تاریخ و دانسته های کنونی ما مدیون داشتن دبیران دربار و منشیان برجسته دورانهای قدیم است ولی در حال حاضر رسالت اصلی کارکنان دبیرخانه که در حقیقت وظیفه دبیران قدیم را باید به انجام برسانند کاملا فراموش شده است. در این مقاله در مورد اینکه دبیرخانه چیست و انواع و وظایف آنها صحبت می کنیم. همچنین در مورد نرم افزارهای دبیرخانه و ضرورت استفاده از آنها خواهید خواند. دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمان ها، شناخت فعالیت های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می شود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه می تواند به شما کمک کند تا با استفاده از نرم افزارهای مکاتبات اداری، فعالیت های دبیرخانه را خودکارسازی کرده و بهره وری کسب و کار خود را افزایش دهید.

کلیدواژه ها:

دبیرخانه ، سازمانی دبیرخانه ، مکاتبات اداری ، نرم افزار های اداری.