بررسی ضرورت مدیریت اسناد در سازمان ها

مقوله مدیریت و بایگانی اسناد و مدارک به صورت فیزیکی یکی از مهم ترین اقداماتی می باشد که در هر سازمان، کسب و کار یا ارگانی مورد نیاز است.رشد جمعیت، توسعه ی فعالیت های سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، حقوقی، اقتصادی و غیره منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری می گردد و در هر سازمان، نتایج اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداری می شوند، این اسناد، حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که، یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های اداری محسوب می شوند. این اسناد یا همان مکاتبات اداری باید مدیریت شوند و " مدیریت اسناد " با اعمال روش ها و موازین علمی باعث می شود تا تنظیم اسناد در وضعی قرار گیرند که : اولا، دسترسی سریع به آن ها امکان پذیر باشد و ثانیا، در نگهداری اسناد با ارزش نهایت کوشش به عمل آید که این امر باعث تقلیل هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می شود. مدیریت اسناد، امروزه به عنوان یک علم در دنیای پیشرفته مورد توجه بسیار قرارگرفته است . بازیابی اطلاعات پرونده ها جهت انجام وظایف و پاسخگوئی به مراجعات، اهمیت بسزایی دارد که در صورت رعایت نکردن اصول اساسی، به ایجاد اختلال در نظام اداری دستگاه خواهد انجامید. از طرفی انجام وظایف قانونی و اجرای مسئولیت های آن در قبال آرشیو، ضرورت ایجاد تشکیلات منسجم مدیریت اسناد را در هر سازمان اجتناب ناپذیر می سازد.

کلیدواژه ها:

مدیریت اسناد ، بایگانی ، نگهداری و حفاظت ، ثبت اسناد