نظریه دیمینگ و بهبود مدیریت سازمان ها
ویلیام ادواردز دمینگ (W Edwards Deming، ۱۹۰۰-۱۹۹۳) به عنوان متفکر برجسته در زمینه مدیریت کیفیت شناخته شده است. دمینگ یک مشاور آماری بود و روش های وی به تسریع بهبود ژاپن پس از جنگ جهانی دوم و فراتر از آن کمک کرد. وی اولین فلسفه و روشی را به دست آورد که به افراد و سازمان ها اجازه می دهد تا خود، روابط، فرایندها، محصولات و خدمات شان را برنامه ریزی و بهبود مستمر دهند. اصل فلسفه او بر همکاری و بهبود مستمر، استوار است. وی از سرزنش پرهیز می کند و اشتباهات را بعنوان فرصت هایی برای بهبود وضعیت، تعریف می نماید
درک فلسفه مدیریت دمینگ نیازمند درک چهار قاعده کلی است:
- کیفیت و هزینه ضد هم یا جایگزین هم نیستند که بهبود یکی به بهای از دست رفتن دیگری باشد ، برعکس ، دائما می توان هر دو را بهبود بخشید.
- معنی واقعی کیفیت متناوب از نظریات رایجی است که کاربرد مواد اولیه کمیاب و طرحهای مصون از خرابی را به اشتباه کیفیت می دانند . از دیدگاه دمینگ، کیفیت را از نقطه نظر مشتری بهتر می توان درک کرد، و عنصر مهم کیفیت، همسانی بهبود یافته است.
- نوسان پدیده ای است که بطور طبیعی ایجاد میشود ولی یک استثناء یا اشتباه نیست. بسته به اینکه ما با یک سیستم با ثبات یا بی ثبات روبرو هستیم، باید با نوسان برخورد متفاوتی داشته باشیم، سیستم باثبات هم موفقیت و هم شکست تولید می کنند. کاهش تعداد محصولات معیوب در سیستم باثبات فقط با کار کردن روی سیستم قابل دستیابی است.
- همیاری، امری اساسی است که به بهبود می انجامد.
براساس نظر دمینگ، از طریق نمودارهای کنترل فرایند می توان به میزان کیفیت کالاها و خدمات دست یافت.
از این دیدگاه علت انحراف از کیفیت به دو دسته طبقه بندی می گردد:
- مشکلات یا دلائل عام که ناشی از مسئولیتهای مدیریت است و به هماهنگیهای کل عوامل درون سازمانی بستگی دارد.
- مشکلات یادلائل خاص که ناشی از کارکرد یک دستگاه، یک قسمت، یک کارگر یا یک روش است.
نظریه دیمینگ (Deming's Theory) به مجموعه ای از اصول و فلسفه هایی اطلاق می شود که توسط ویلیام ادوارد دیمینگ (William Edwards Deming)، متخصص آمریکایی در زمینه مدیریت کیفیت و بهبود مستمر، توسعه یافته است. این نظریه به ویژه در زمینه مدیریت کیفیت و بهبود فرآیندها در سازمان ها و صنایع مختلف کاربرد دارد.
مهم ترین مفاهیم نظریه دیمینگ عبارتند از:
- چرخه PDCA (Plan-Do-Check-Act):
دیمینگ مفهوم چرخه PDCA را معرفی کرد که به عنوان یک ابزار برای بهبود مستمر و حل مشکلات در فرآیندهای سازمانی به کار می رود. این چرخه به چهار مرحله تقسیم می شود:برنامه ریزی (Plan): شناسایی مشکل و برنامه ریزی برای حل آن.
اجرا (Do): پیاده سازی راه حل ها و آزمایش های برنامه ریزی شده.
بررسی (Check): ارزیابی و بررسی نتایج عملکرد.
اقدام (Act): انجام اصلاحات و بهبود بر اساس ارزیابی ها. - تمرکز بر کیفیت و بهبود مستمر: دیمینگ معتقد بود که کیفیت باید در تمام سطوح سازمان مورد توجه قرار گیرد. به جای تمرکز بر نتایج کوتاه مدت، سازمان ها باید به بهبود مستمر فرآیندها و محصولات خود بپردازند.
- نقش رهبری: دیمینگ تاکید داشت که مدیران باید نقش رهبری را در فرآیند بهبود کیفیت ایفا کنند. رهبری باید محیطی فراهم آورد که در آن کارکنان قادر به پیشنهاد ایده های جدید و بهبود فرآیندها باشند.
- تعهد به آموزش و ارتقاء کارکنان: یکی از اصول مهم نظریه دیمینگ این است که آموزش و ارتقاء مهارت های کارکنان در بهبود کیفیت و فرآیندها ضروری است. کارکنان باید درگیر فرآیند بهبود مستمر شوند.
- توجه به فرآیندها و سیستم ها: دیمینگ بر این باور بود که بسیاری از مشکلات در سازمان ها ناشی از نقص در سیستم ها و فرآیندها است، نه رفتار فردی کارکنان. بنابراین، باید به بهبود و طراحی مجدد فرآیندهای سازمانی توجه ویژه ای داشت.
- حذف اتلاف و کاهش واریانس: دیمینگ به کاهش اتلاف و کاهش واریانس در فرآیندها تاکید داشت. این امر به سازمان ها کمک می کند تا از منابع خود به بهترین نحو استفاده کرده و محصولات با کیفیت بالاتری تولید کنند.
- مشارکت کارکنان: در نظریه دیمینگ، کارکنان به عنوان بخشی از راه حل ها و بهبود کیفیت در نظر گرفته می شوند. دیمینگ به اهمیت جمع آوری بازخورد از کارکنان و بهره برداری از ایده های آنها اشاره می کند.
نظریه دیمینگ تاثیر زیادی در بهبود کیفیت و فرآیندهای مدیریتی داشته و همچنان یکی از مهم ترین رویکردها در زمینه مدیریت کیفیت است.
چهارده نکته دمینگ برای مدیریت
دمینگ همچنین ۱۴ نکته را برای مدیریت ارائه کرده است که به عنوان راهنمایی برای سازمان ها در جهت بهبود مستمر کیفیت مطرح شده اند. برخی از این نکات عبارتند از:
توصیه های چهارده گانه دمینگ:
- برای بهبود خدمت و کالا، هدفی پایدار ایجاد کنید، با این قصد که رقابت کنید و در صحنه تجارت باقی بمانید و اشتغال زایی کنید.
- فلسفه جدید مدیریت را پذیرا شوید. ما در عصر اقتصادی جدید هستیم. مدیریت غربی باید برای مبارزه بیدار شود، باید مسئولیت ها را بیاموزد و تغییر را رهبری کند.
- وابستگی به بازرسی برای رسیدن به کیفیت را کنار بگذارید. با ایجاد کیفیت کالا در همان محل، نیاز به بازرسی انیوه را حذف کنید.
- بر اساس عامل قیمت تجارت نمایید، در عوض هزینه کل را کمینه کنید.
- نظام تولید و خدمات را همیشه بطور ثابت بهبود بخشید تا کیفیت بهره وری بهبود و در نتیجه هزینه ها کاهش یابد.
- آموزش در حین کار را ایجاد نمایید.
- رهبری ایجاد کنید. هدف رهبری باید کمک به کارکنان، ماشین آلات و ابزار آلات برای انجام دادن بهتر شغل باشد.
- ترس را بیرون برانید تا اینکه هرکس بتواند در شرکت کار پربازده داشته باشد.
- سدهای بین بخش ها را بشکنید، کارکنان بخشهای تحقیق، طراحی، فروش و تولید باید بصورت کم تیم کار کنند تا مشکلات تولید را حل کنند.
- شعارها، نصیحتها و هدفهای توخالی که کار بی تقص و سطوح جدیدی از بهره وری را می طلبد، کنار بگذارید. این نصیحت فقط روابط تبلیغاتی ایجاد می کند، علت های اصلی کیفیت پایین به نظام (سیستم) برمی گردد و خارج از قدرت کارکنان است.
- الف) استانداردهای کاری (کمی) را در کارخانه حذف نمایید، رهبری را جایگزین آن کنید. (ب) مدیریت هدف گرا را حذف کنید، مدیریت عددگرا و اهداف عددی را حذف نمایید. رهبری را جایگزین آن نمایید.
- الف) سدهایی که مانع می شود تا کارگر به کار گری خود افتخار کند، از بین ببرید. (ب) سدهایی را که مانع می شود مهندسان و مدیران به کار خود افتخار کند، نابود کنید.
- برنامه آموزشی و خود بهبود دهی کارآمد ایجاد نمایید.
- همه را در شرکت برای ایجاد تغییر بسیج کنید. تغییر و تحول شغل همه است.
تاثیر نظریه دیمینگ
نظریه دمینگ تاثیر شگرفی بر صنعت و مدیریت داشته است. بسیاری از سازمان ها از اصول و ابزارهای ارائه شده توسط دمینگ برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود استفاده می کنند. برخی از مزایای استفاده از نظریه دمینگ عبارتند از:
- افزایش رضایت مشتری
- کاهش هزینه های تولید
- بهبود بهره وری
- افزایش سهم بازار
- ایجاد فرهنگ بهبود مستمر در سازمان
چالش ها
اجرای نظریه دیمینگ در سازمان ها با وجود مزایای زیاد، می تواند با چالش های متعددی روبرو شود. این چالش ها معمولا به دلایل مختلفی از جمله مقاومت به تغییر، فرهنگ سازمانی و کمبود منابع یا حمایت های مدیریتی رخ می دهند. برخی از چالش های عمده اجرای نظریه دیمینگ در سازمان ها عبارتند از:
1. مقاومت به تغییر
یکی از بزرگترین چالش ها در اجرای نظریه دیمینگ، مقاومت طبیعی افراد و سازمان ها به تغییرات است. بسیاری از کارکنان و مدیران ممکن است نسبت به روش ها و فرآیندهای جدید مقاومت نشان دهند، زیرا تغییرات می تواند برای آن ها احساس ناامنی یا نگرانی به همراه داشته باشد. این مقاومت می تواند در سطوح مختلف سازمان (از سطح کارکنان گرفته تا مدیران ارشد) وجود داشته باشد.
2. کمبود آگاهی و دانش درباره مفاهیم دیمینگ
اجرای موفقیت آمیز نظریه دیمینگ نیازمند آگاهی و آموزش صحیح است. بسیاری از سازمان ها ممکن است به درستی با اصول و ابزارهایی که دیمینگ معرفی کرده آشنا نباشند. در نتیجه، فقدان آموزش و آگاهی درباره چرخه PDCA، بهبود مستمر و کیفیت جامع می تواند مانع از اجرای موفق این فلسفه شود.
3. عدم حمایت مدیران ارشد
یکی از مشکلات اصلی در پیاده سازی نظریه دیمینگ، عدم حمایت قوی از سوی مدیران ارشد است. این نظریه نیاز به تغییرات فرهنگی و استراتژیک دارد که باید از بالاترین سطوح سازمان حمایت شود. اگر مدیران ارشد نسبت به این تغییرات پایبند نباشند یا در حمایت از آن ها سهل انگاری کنند، احتمال موفقیت پیاده سازی آن کاهش می یابد.
4. محدودیت منابع و زمان
اجرای اصول دیمینگ نیازمند تخصیص منابع کافی (زمان، پول، نیروی انسانی و غیره) به فرآیندهای بهبود کیفیت است. در بسیاری از سازمان ها، به ویژه در شرکت های کوچک تر یا در دوران بحران اقتصادی، ممکن است منابع کافی برای سرمایه گذاری در آموزش، تغییر فرآیندها یا اجرای پروژه های بهبود مستمر وجود نداشته باشد.
5. عدم تناسب با فرهنگ سازمانی
هر سازمان فرهنگ خاص خود را دارد و ممکن است این فرهنگ با اصول دیمینگ سازگار نباشد. برای مثال، در سازمان هایی که به شدت به فرآیندهای سنتی و ثابت وابسته هستند یا در آن ها رابطه ی سلسله مراتبی و دستوری غالب است، پیاده سازی بهبود مستمر و نظرات کارکنان ممکن است دشوار باشد. تغییر فرهنگ سازمانی برای پذیرش رویکردهای نوین نیاز به زمان و تلاش زیادی دارد.
6. عدم توجه به سیستم های پیچیده
نظریه دیمینگ تاکید زیادی بر بهبود مستمر و شناسایی مشکلات در سطح سیستم ها و فرآیندها دارد. با این حال، بسیاری از سازمان ها سیستم های پیچیده ای دارند که به سختی می توانند تغییرات کوچک و تدریجی را درک یا پیاده سازی کنند. در چنین سازمان هایی، تغییرات ممکن است منجر به آشفتگی یا اختلال در عملکرد روزانه شوند.
7. انتظار نتایج سریع
نظریه دیمینگ بر بهبود تدریجی و مستمر تاکید دارد، اما بسیاری از سازمان ها تمایل دارند که نتایج سریع و کوتاه مدت از اجرای چنین رویکردهایی ببینند. بهبود مستمر ممکن است به زمان طولانی نیاز داشته باشد تا به نتایج قابل توجهی منجر شود، که این مساله ممکن است باعث دلسردی و کاهش انگیزه در کارکنان و مدیران شود.
8. بی توجهی به تحلیل داده ها و بازخورد
یکی از اصول مهم دیمینگ، استفاده از داده ها و بازخورد برای بهبود فرآیندها است. اما بسیاری از سازمان ها به دلیل عدم آگاهی یا کمبود ابزارهای مناسب، قادر به جمع آوری، تجزیه و تحلیل و استفاده از داده ها برای تصمیم گیری های آگاهانه نیستند. در چنین شرایطی، پیاده سازی صحیح این اصل دشوار می شود.
9. پیچیدگی در ارزیابی عملکرد
اجرای موفقیت آمیز نظریه دیمینگ به معنای تغییرات تدریجی در فرآیندها و ساختارهای سازمانی است. این امر نیازمند ارزیابی مستمر عملکرد است، اما بسیاری از سازمان ها با ارزیابی دقیق و مناسب این تغییرات مشکل دارند. به ویژه در سازمان هایی که تمرکز زیادی روی نتایج کوتاه مدت دارند، ارزیابی و اندازه گیری موفقیت های بلندمدت می تواند چالش برانگیز باشد.
10. کمبود ارتباطات موثر
ارتباطات باز و موثر در هر فرآیند بهبود مستمر ضروری است. اگر کارکنان نتوانند به راحتی اطلاعات و بازخوردهای خود را به اشتراک بگذارند یا اگر اطلاعات نادرست و مبهم در سازمان جریان پیدا کند، اجرای نظریه دیمینگ به مشکل خواهد خورد. ارتباط ضعیف میان بخش ها و سطوح مختلف سازمان می تواند مانع از دستیابی به نتایج مطلوب شود.
بررسیهای دمینگ نشان می دهد ، هفت بیماری مرگبار مدیریت ، که پایداری، استمرار و کیفیت محصولات و خدمات موسسات را تهدید می کند، عبارتند از :
- فقدان یک عزم، اراده و هدف دائمی و مستمر
- توجه و تاکید خاص برای تحقق سودهای سریع و کوتاه مدت
- ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل ، ارزیابی سالیانه کارکنان، بررسی شایستگی ها
- جابجایی مدیران و عدم ثبات شغلی
- مدیریت بر اساس ارقام قابل رویت و تشخیص بدون توجه به اقلامی که قابل رویت نیستند و یا نمی توان آنها را تشخیص داد.
- هزینه های گزاف درمانی و بهداشتی
- هزینه های اضافی بابت تعهدات احتمالی (ضمانت)
ایشان علاوه بر این بیماریهای مرگبار ، از موانع سر راه مدیریت ها به شرح ذیل یاد می کند:
- به امید معجزه نشستن
- جستجو برای الگوها
- متفاوت دانستن مشکلات سازمان خود
به منظور برخورد مناسب با موضوع، دفع بیماری، ارتقا و بهبود کیفیت، دمینگ سه کلید ارتقای کیفیت، سه نوع اساسی کیفیت را بعنوان داروی شفابخش مطرح می نماید.
سه کلید ارتقای کیفیت از نطر اقای دیمینگ عبارت است از:
- استفاده از روشهای آماری در کنترل فرایندها
- قبول اینکه ارتقای کیفیت یک مسئولیت همگانی بوده و از مدیریت ارشد شروع و تا پائین ترین سلسله مراتب ادامه دارد.
- هر کار، جزئی از یک سیستم بوده و بصورت اندام وار فعال است.
راهکارهایی برای مقابله با چالش ها
- آموزش و آگاهی بخشی: مدیران و کارکنان باید از مفاهیم دیمینگ به طور جامع آگاه شوند.
- ایجاد حمایت از سوی مدیران ارشد: رهبران سازمان باید به تغییرات مستمر و بهبود کیفیت پایبند باشند و آن ها را به دیگران انتقال دهند.
- تخصیص منابع کافی: سازمان ها باید منابع لازم برای آموزش، پیاده سازی تغییرات و ارزیابی فرآیندها را فراهم کنند.
- ایجاد فرهنگ تغییرپذیری و بهبود مستمر: تشویق فرهنگ بازخورد و مشارکت کارکنان می تواند به پذیرش بهتر نظریه دیمینگ کمک کند.
اجرای موفق نظریه دیمینگ نیازمند تغییرات فرهنگی، استراتژیک و فرآیندی در سطح سازمان است که ممکن است به زمان و تلاش زیادی نیاز داشته باشد.
لطفا نظرات و انتقادات خودرا بیان فرمایید
با احترام رواندوست ۱۴۰۳ ابان ماه