وظایف یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب چیست؟

چگونه یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب داشته باشیم؟

وظایف یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب چیست؟

?How to have a good economic planning and development unit

?What are the duties of a good economic planning and development unit

جناب آقای دکتر احمد محمدیان (دکتری تخصصی مدیریت استراتژیک و پسا دکتری مدیریت کسب و کار از دانشگاه تربیت مدرس) پاسخ می دهد.

• Mr. Dr. Ahmad Mohamadian (PhD in strategic management and Post-DBA in business management from Tarbiat Modares University) answers.

به نام پروردگار علم و دانش ، خوب طبیعتا برای پاسخ به این سوالات در خصوص یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب، ابتدا باید به فلسفه ایجاد این واحد رجوع کنیم و سپس بعد از ارائه ی تعریفی مناسب برای یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب به ارائه ی راهکارهای مناسب برای یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب بپردازیم.

از انجایی که مدیریت به معنای تصمیم گیری آگاهانه، سریع و به موقع است(احمد محمدیان،1400)، می توان دریافت که به فراگرد به کارگیری کارآمد و اثربخش منابع مادی و انسانی زیر نظام ارزشی پذیرفته شده جامعه با عنایت به اصولی چون برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل و نظارت بر اساس هدف های از پیش تعیین شده مدیریت می گویند.

با توجه به تعریف بالا می توان گفت که برنامه ریزی جز اصول پنج گانه ی مدیریت است(تصمیم گیری آگاهانه، سریع و به موقع) و این مهم باید در یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب(دکتر احمد محمدیان) متجلی گردد.

Planning is one of the five principles of management, and in fact, a good planning and economic development unit can be a tool for the CEO and board members to make informed, quick, and timely decisions (Dr. Ahmad Mohamadian)

پس بیاید یک تعریف خوب برای یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب بیان کنیم.

یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب واحدی است که وظیفه ی برنامه ریزی، سرپرستی، هماهنگی، نظارت، کنترل و اجرای کلیه فعالیت های مربوط به فرآیندهای کاری، فرآیندهای حوزه های دانشی، طرح ها و تحلیل های اقتصادی و گزارش های شناخت، بهره وری، مدیریت پروژه و همچنین امور مربوط به استراتژی های کسب و کار، سند راهبردی، ارزیابی عملکرد شرکت و شرکت های تابعه (تدوین شاخص های کلیدی عملکرد)، پیاده سازی استانداردها و حرکت در مسیر تعالی و پیشرفت را زیر نظر مدیر عامل به عهده دارد(دکتر احمد محمدیان).

A good economic planning and development unit is responsible for implementing, monitoring, coordinating, controlling, and executing all activities related to work processes. Also, a good economic planning and development unit, scientific field processes, financial plans and analyses, and knowledge reports, and responsibility for project management and matters related to business strategies, documenting and evaluating the performance of the company Implementing standards, and moving in the path of excellence and progress its subsidiaries under the supervision of the manager The agent does it (Dr. Ahmad Mohamadian).

با توجه به تعریف کامل و جامع فوق به نظر بنده یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب باید عصای دست مدیرعامل و هیات مدیره یک سازمان باشد و این مهم باید توسط مدیران ارشد با حساسیت بیشتری انجام گردد(دکتر احمد محمدیان).

در پاسخ به سوال شما در خصوص وظایف یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب چیست؟ باید گفت وظایف یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب به شرح ذیل است:

1- تدوین برنامه راهبردی شرکت:

تدوین برنامه راهبردی (Strategic plan) 5یا 10 ساله شرکت با بهینه کاوی (benchmarking) از مدل های علمی و بهره گیری از تفکر سیستمی(Systems thinking) ، تفکر خلاق(Creative Thinking)، فراشناخت(Metacognition) ،خرد جمعی(collective wisdom) و دانش فنی مدیران ، کارشناسان و مشاورین در راستای اسناد بالاسری موجود و برنامه های عملیاتی شرکت های زیر مجموعه و همچنین تدوین گزارش های شناخت بازار و تحلیل های اقتصادی(Economic analysis) و تحلیل های کسب و کار(Business analytics) با بهره گیری از آینده پژوهی(Futures studies) و استراتژی ها و مفاهیم نوین مدیریتی همچون: استراتژی اقیانوس آبی(blue ocean strategy)، گاو بنفش(Purple Cow)، زمین سوخته(Scorched earth)، شلاق چرمی(Bullwhip effect)، شش کلاه تفکر و اثر پنگوئن(Penguin Effect) و لنگر و قوانین پارکینسون(Parkinson's law) ، خستگی تصمیم و .... همراه با گره زدن استراتژی های کسب و کار به ارکان جهت ساز(MVV) شرکت، فرآیندهای کاری، فرآیندهای حوزه های دانشی، پروژه ها، برنامه های عملیاتی، بودجه و همچنین شاخص های کلیدی(KGI-KSF-KFS-CSF-OKR-KPI) برای داشتن یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب ضروری است(دکتر احمد محمدیان).

2- ایجاد شش بستر نرم افزاری مناسب برای یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب در حوزه های نظارت و ارزیابی، مدیریت پروژه ، فرآیند های کاری، مدیریت دانش، تحلیل های اقتصادی و تجزیه و تحلیل اطلاعات(دکتر احمد محمدیان):

- نظارت و ارزیابی (Monitoring and evaluation): ایجاد یک داشبورد مدیریتی پویا با بهره گیری از نرم افزارهای هوش مصنوعی و تدوین ارزیابی و پایش مستمر عملکرد واحدها به تفکیک با رویکرد راهبردی تبیین شده و بازنگری مستمر برنامه راهبردی ناشی از تغییرات محیطی با نرم افزار (Power BI) برای داشتن یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب ضروری است (دکتر احمد محمدیان).

- مدیریت پروژه (Project Management): برنامه ریزی پروژه ها، پیشبرد فرآیندها، تعیین مسئولیت های پرسنل برای هر بخش از پروژه های تعریفی و… با بهره گیری از نرم افزار هایی با استاندارد PMBOK مانند Microsoft Project،MSP،Primavera (دکتر احمد محمدیان).

- فرآیند های کاری (Work processes): هر فرآیند کاری باید با یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف شفافی شروع شده و همواره باید بر اساس یک مسیر از پیش تعیین شده برای ایجاد واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب، انجام شود برای این مهم(BPM)، استفاده از نرم افزارهای BPMS و یک نماد گرافیکی BPMN با کاربری راحت در بستر اینترنت مانند بیزاجی Bizagi توصیه می شود(دکتر احمد محمدیان).

- مدیریت دانش (Knowledge Management): استفاده از تجربه و دانش فردی و جمعی از طریق فرایند تولید دانش، تسهیم دانش و به کارگیری آن به کمک فناوری به منظور دستیابی به اهداف سازمان و داشتن یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب است، که با نرم افزارهای خارجی مانند (HubSpot) و نرم افزارهای ایرانی مانند (MTAShare) قابل انجام و مدیریت است(دکتر احمد محمدیان).

- تحلیل های اقتصادی(Economic analysis): این تحلیل ها در راستای توسعه اقتصادی شرکت و گزارش های شناخت و همچنین امکان سنجی (Feasibility Study) یا FS به استفاده می شود. به طور کلی FS سنجش، بررسی و امکان عملی­ شدن و تجاری ­سازی یک ایده، طرح یا کسب ­وکار اشاره دارد، بنابراین لازم است قبل از سرمایه گذاری، از میزان موفقیت آن و نرخ بازگشت سرمایه اطمینان حاصل کنیم. امکان سنجی طرح های اقتصادی، طرح توجیهی، ارزیابی طرح های اقتصاد و FS همگی مفاهیم مشابهی بوده و بهتر است با بستر نرم افزاری کامفار (COMFAR III Expert) و با بهره گیری از راهنمای اموزشی تخصصی (tutorial manual) برای داشتن یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب انجام گیرد(دکتر احمد محمدیان).

- تجزیه و تحلیل اطلاعات Intelligence analysis و Data analysis(دکتر احمد محمدیان): پیش بینی اتفاقات و احتمالات رخ داد های آینده، بر پایه داده های کنونی را تجزیه و تحلیل اطلاعات می نامند، قبل از اینکه بتوانید داده ها را تجزیه و تحلیل کنید، باید رویه هایی برای مدیریت جریان داده ها در داخل و خارج از سیستم خود و سازماندهی داده های خود برای داده کاوی داشته باشید، که این مهم با یک Big Data، Data Warehouse،Data Lake و .... نرم افزار پایگاه داده همچون(Microsoft SQL Server,Microsoft Access,Oracle Databas) و همچنین استفاده از نرم افزار های تحلیلی مانند(Tableau،Microsoft Power BI) برای ایجاد ی یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب قابل انجام است(دکتر احمد محمدیان).

3- تهیه و تنظیم ارزیابی عملکرد و بودجه سالانه:

در دنیای پیچیده امروز که تغییرات اقتصادی و اجتماعی به سرعت در حال وقوع است، بودجه ریزی نه تنها یک ضرورت بلکه یک مهارت مهم برای دستیابی به اهداف سازمانی و اطمینان از پایداری آن و داشتن یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب محسوب می شود.از طرفی یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب باید بتواند بودجه سالانه را به برنامه های راهبردی شرکت و همچنین اهداف آن پیوند دهد. از سوی دیگر نیز تهیه و تنظیم ارزیابی عملکرد یک سازمان مستلزم وجود یک ارتباط درون گروهی مستحکم با واحدهای دیگر سازمان برای استخراج عملکردی ها است(دکتر احمد محمدیان). بنابر این تعیین اهداف بودجه، جمع آوری داده ها،تحلیل و پیش بینی،تدوین پیش نویس بودجه، بررسی و بازنگری، تصویب بودجه و نظارت و کنترل بر اجرای بودجه و در نهایت ارزیابی از وظایف یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب است(دکتر احمد محمدیان).

4- تدوین گزارشات پایداری و مسئولیت اجتماعی شرکتی:

گزارش پایداری (Sustainability Report) و گزارش مسئولیت اجتماعی (CSR) ، به بیان پیامدهای عملکرد سازمان با یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب، بر سه محور تشکیل دهنده ی مفهوم توسعه پایدار، یعنی اقتصاد، محیط زیست و جامعه و نحوه ی مدیریت آن ها می پردازد و شرکت های خوب در دنیا با بهره گیری از استاندارد (GRI) به افشای این اطلاعات در راستای اعتماد سازی بین ذینفعان و جامعه می پردازند(دکتر احمد محمدیان).

5- کشف فرصت های سرمایه گذاری و تدوین طرح های توجیهی اقتصادی FS(دکتر احمد محمدیان):

همانطور که در قبلا بحث شده بود تحلیل های اقتصادی در راستای توسعه اقتصادی شرکت، کشف فرصت های سرمایه گذاری و گزارش های شناخت و همچنین امکان سنجی FS است و به طور کلی یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب بررسی و امکان عملی­ شدن و تجاری ­سازی یک ایده، طرح یا کسب ­وکار و همچنین مسیر روشن اقتصادی را تبیین می نماید(دکتر احمد محمدیان).

6- طراحی(Process design)، پیاده سازی، اصلاح فرآیندها (BPI & BPR)، مدیریت (Process management) و روش های انجام کار(دکتر احمد محمدیان):

همانطور که پیش تر بحث شد هر فرآیند کاری باید با یک کار مشخص، چارچوب و روند و تعریف شفافی شروع شده و همواره باید بر اساس یک مسیر از پیش تعیین شده، انجام شود برای این مهم (BPM)، استفاده از نرم افزارهای BPMS و یک نماد گرافیکی BPMN با کاربری راحت در بستر اینترنت مانند بیزاجی Bizagi توصیه می شود و در صورت وجود فرآیندها در سازمان باید به دنبال (BPI & BPR) بود(دکتر احمد محمدیان).

7- مدیریت ریسک سازمان (Risk Management) و شرکت های زیر مجموعه:

مدیریت ریسک به زبان ساده مجموعه اقداماتی است که یک سازمان برای جلوگیری از وقوع رویدادهای ناخواسته یا کاهش آسیب آن رویدادها در صورت وقوع انجام می دهد. به عبارت دیگر مدیریت ریسک سیستمی برای مقابله با خطرات، قبل از تبدیل شدن آنها به آسیب است.در یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب مدیریت ریسک به نحوی عمل می کند که از اعتبار سازمان محافظت کند، ضرر و زیان ها را به حداقل برساند، نوآوری و رشد را تشویق کند و در نهایت تصمیم گیری را تقویت کند. در این راستا برای داشتن یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب ابتدا با شناسایی ریسک، تحلیل و اولویت بندی ، سراغ کاهش و نظارت و ارزیابی رفته و سعی در ایجاد پروژه های بهبود می نماییم.برای این مهم نیز روش های زیادی وجود دارد که بهترین آن ها بر اساس دو محور احتمال و ضریب تاثیر(Probability & Impact) و تجزیه و تحلیل پاپیون(A bow-tie diagram) است(دکتر احمد محمدیان).

8- تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارائه پیشنهاد در جهت اصلاح و در صورت لزوم تلفیق طرح ها و برنامه ها جهت ارتقاء بهره وری:

همانطور که در بالا بحث شد، یکی دیگر از ویژگی های داشتن یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب وجود عظیم داده و همچنین نرم افزارهای تخصصی تجزیه و تحلیل اطلاعات Intelligence analysis و Data analysis(دکتر احمد محمدیان) برای پیش بینی اتفاقات و احتمالات رخ داد های آینده، بر پایه داده های کنونی جهت مولد سازی و قابلیت نقد شوندگی دارایی ها و پروژه ها ،ارائه برنامه راهبردی در ایجاد بهره وری بهیه از دارایی ها و کشف فرصت های سرمایه گذاری متناسب با ماموریت است.

9- ایجاد ساز و کار مناسب جهت تعالی سازمانی و شرکت در جوایز تعالی سازمانی

10- ایجاد بستر مدیریت دانش(دکتر احمد محمدیان) در سازمان:

همانطور که بحث شد، استفاده از تجربه و دانش فردی و جمعی از طریق فرایند تولید دانش، تسهیم دانش و به کارگیری آن به کمک فناوری به منظور دستیابی به اهداف سازمان قابل انجام و مدیریت است.

11- تدوین و برنامه ریزی منظم کمیته ها و جلسات سازمان و همچنین هماهنگی و تشکیل همایش و کنفرانس ها مرتبط با کسب و کار، در راستای آموزش کارکنان به همراه ویرایش و اصلاحیات آیین نامه ها و دستورالعمل های سازمان : جلسات، ضمن این که می توانند قلب تپنده ی کسب و کار شما باشند، به سادگی می توانند به قاتل زمان و مانع اثربخشی هم تبدیل شوند، بنا براین تدوین آیین نامه و دستورالعمل و همچنین ویرایش دائمی آن ها از ویژگی های یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب است. از طرفی حضور منظم در همایش های سالانه و ماهانه و همچنین تشکیل منظم آن ها می تواند به بهبود

12- پیاده سازی استانداردها و ایزوهای کسب و کار

در پایان امیدوارم و با آشنایی با وظایف یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب بتوانیم یک واحد برنامه ریزی و توسعه ی اقتصادی خوب داشته باشیم.