استفاده از وسایل شخصی کارکنان برای انجام وظایف اداری سازمان

استفاده از وسایل شخصی کارکنان برای انجام وظایف اداری سازمان (BYOD = Bring Your Own Device) پدیده ای رو به رشد است. از یک سو کارکنان اغلب از دستگاه های شخصی راحت تر استفاده می کنند و از سوی دیگر سازمان ها هزینه ای برای خرید تجهیزات اختصاصی نمی پردازند.
اما در حوزه هایی مانند آموزش، امور دولتی و نهادهای حساس، این موضوع با قوانین حفاظت از داده ها، حریم خصوصی و حقوق کارمندان در تعارض قرار می گیرد.
این یادداشت با روش تحلیل اسنادی و مطالعه حقوق تطبیقی انجام شده است. منابع شامل قوانین کار، مقررات حفاظت از داده ها، دستورالعمل های اداری و مقالات علمی مرتبط با BYOD است.

یافته ها

1. ضرورت رضایت آگاهانه و مکتوب کارمند

قوانین کار تاکید می کنند که هیچ کارفرمایی نمی تواند کارمند را بدون رضایت مجبور به استفاده از وسایل شخصی برای انجام وظایف اداری کند.
بدون رضایت مکتوب، اجبار به استفاده از وسیله شخصی غیرقانونی محسوب می شود.

2. لزوم رعایت حریم خصوصی کارکنان

استفاده از تلفن همراه شخصی برای امور اداری ممکن است باعث:
دسترسی سازمان به اطلاعات خصوصی
نیاز به نصب نرم افزارهای کنترل یا امنیتی
احتمال نظارت اداری بر دستگاه شخصی شود. این موارد طبق قوانین نقض حریم خصوصی محسوب می شوند مگر با رضایت شفاف کارمند.


3. الزامات امنیتی و حفاظت از داده

هنگامی که اطلاعات اداری (خصوصا اطلاعات دانش آموزان یا اسناد محرمانه) در دستگاه شخصی ذخیره شود:

خطر نشت اطلاعات بالا می رود
سازمان از نظر قانونی مسئول است
در حوزه آموزش، انتشار تصویر یا اطلاعات دانش آموزان از طریق دستگاه شخصی می تواند جرم محسوب شود.

4. مسئولیت مالی و جبران خسارت

چنانچه کارمند برای امور اداری از اینترنت، دستگاه یا نرم افزار شخصی استفاده کند، سازمان موظف است هزینه ها و استهلاک را جبران کند.در صورت عدم جبران، کارفرما ناقض قانون کار است.

5. ریسک تخریب یا آسیب وسیله شخصی

اگر دستگاه در هنگام انجام کار اداری آسیب ببیند، کارمند می تواند درخواست جبران خسارت کند.
به همین دلیل بسیاری از سازمان ها از این روش پرهیز می کنند.

6. مسائل ویژه در تدریس مجازی

استفاده از تلفن همراه معلم برای تدریس آنلاین، علاوه بر مشکلات عمومی BYOD، مشکلات زیر را ایجاد می کند:
ذخیره تصاویر دانش آموزان در تلفن شخصی
احتمال ضبط اتفاقات کلاسی در حافظه شخصی
بحث حقوق مالکیت فکری محتوا
این موارد حساسیت قانونی استفاده از تلفن همراه شخصی را بیشتر می کند.

7. نبود آیین نامه رسمی در بسیاری از سازمان ها

در نبود مقررات، استفاده از وسایل شخصی فاقد چارچوب قانونی است و رد می شود.

یادداشت نشان می دهد که استفاده از وسایل شخصی کارکنان برای انجام وظایف رسمی، تنها در صورت تنظیم آیین نامه، رضایت آگاهانه، رعایت امنیت اطلاعات و جبران هزینه ها قابل پذیرش است. در غیر این صورت، این اقدام از سوی قانون، نهادهای نظارتی و حتی دادگاه های کار، غیرقانونی و قابل رد شناخته می شود.